教育現場では、生徒が学校生活を送るうえで様々な徴収金の管理が発生します。この問題は多くの教育機関に共通しており、従来の現金集金や銀行振り込みといった方法にも、多くの課題が潜在していました。
そのような中、佐賀県のある町では、これらの課題を解決するために学校徴収金収納代行サービス「学校PAY」を導入されました。導入を推進された事務長の方に、その背景や問題解決のプロセス、さらに教職員の感想を伺いました。
導入の背景
学校PAYは令和4年度に導入しました。
それ以前は、毎月の集金業務がとても大変でした。これまで現金集金や銀行振込といった方法をとっていましたが、それには3つの大きな課題がありました。
- 児童生徒が学校に現金を持ってくることによる紛失リスク
- 保護者が銀行のATMや窓口で振込を行う負担
- 学校徴収金担当者にかかる業務負荷の大きさ
これらの課題解決のため、効率的な集金方法を模索していました。そんな中、学校PAYというサービスを知り、検討を重ねた結果導入が決まりました。他のサービスとも比較検討しましたが、学校PAYは単なる効率化システムの導入ではなく、業務を一括して「代行」してくれる点が大きな魅力でした。
導入までのプロセス
導入にあたっては、各学年や学級ごとに異なる徴収項目に対応するため、システム設定や初期データの入力に1か月ほどかかりました。しかし、丁寧なサポート対応があったおかげで、スムーズに進めることができました。
導入による効果
導入後の変化には驚きました。まず、徴収金業務にかかる時間が大幅に削減され、時間に余裕ができ、ほかの業務に時間をまわせることで、時間外勤務時間も短縮できました。また、未納者への催促状作成もシステムで作成できるため、担当者の手間が大きく減りました。本当に助かっています。
現場からも「現金徴収がなくなり心理的な負担が減った」「余裕をもってチェックできるようになり、業務の精度が向上した」等といった嬉しい声が上がっており、効果を実感しています。
「学校PAY」は、煩雑な集金業務や金融機関とのやり取りをほぼ丸ごと代行するサービスです。集金業務を大幅に削減できるだけでなく、事務業務全体の効率化にもつながります。
興味をお持ちの方は、ぜひお気軽にお問合せください。
