貝畑学園では、2025年4月の新年度より「学校PAY」の利用を開始しました。本導入により、学費徴収業務にかかる作業時間の削減に加え、これまで属人化していた業務の標準化など、さまざまな効果が生まれています。
背景：増加する学費徴収業務の負担と属人化の課題
貝畑学園では、保護者の利便性向上を目的に、学費の納入方法に月払いを選択できる制度を設けています。近年この制度の利用者が増加しており、学園側では徴収金に関する業務負荷が徐々に大きくなっていることが課題となっていました。
徴収金業務と一口に言っても、その内容は多岐にわたり、主な業務は次の三つです。
- 年度初めの口座登録作業
- 毎月の引き落としデータ作成・送信および結果確認
- 未納時の督促業務
特に未納が発生した場合には、金融機関からの連絡を受けて対象者へ個別対応する必要があり、職員にとって少なからず時間的・精神的な負担となっていました。
さらに、金融機関ごとに異なる様式や運用ルールへの対応や、学費を現金で持参されるケースもあり、業務が属人化しやすい点も課題でした。こうした状況を受け同学園では、徴収金業務全体の負担を軽減し、より安定した運用を行うための仕組みづくりの必要性を感じていました。
導入の決め手：現場目線の使いやすさと導入のしやすさ
貝畑学園が学校PAYを知ったきっかけは、2024年8月に木村情報技術が開催した、徴収金業務をテーマとしたウェビナーでした。複数のサービスを比較検討する中で、次の点が導入の決め手となりました。
- 学園が抱えていた課題を解決できるサービス内容
- 他社サービスと比較して導入しやすいコスト設計
- 直感的に操作できる分かりやすい管理画面
導入にあたっては、学内での説明や承認、運用ルールの再設計、保護者・学生への説明など、新しい取り組みならではの準備も必要でしたが、当社担当者のサポートのもと、予定通り2025年4月の新年度から運用を開始しました。今年度の新入生453名に対しても、大きな混乱はなくスムーズに導入が進みました。
導入後の効果：作業時間の削減と業務標準化を実現
学校PAYの導入後、同学園では、学費徴収業務において次のような変化が生まれています。
1.毎月の徴収業務にかかる時間が約1/3に削減
徴収業務は金銭を扱うため、高い正確性が求められます。職員は他の業務と並行しながらも、毎月およそ3日を費やし集中的に対応していました。学校PAY導入後は、この作業が約1日で完了するようになり、職員の業務負担が大きく軽減されました。
2.手作業の削減による業務効率の向上
学校PAYの導入により、これまで手作業で行っていた徴収業務の多くがオンライン化されました。金融機関ごとに異なる申込書の管理や、保護者への記入・押印依頼、内容の確認や修正対応といった作業が不要となっています。
また、従来は金融機関から届く集計結果を職員が手作業でエクセルに転記していましたが、導入後は学校PAY上で自動集計されたデータを、そのまま関係者間で共有・活用できるようになりました。
未納者への対応についても、以前は本部の職員が個別に生徒へ連絡するケースがありましたが、導入後は担任へデータを共有し、対応を依頼できるようになりました。
3.業務の標準化と引継ぎのしやすさを実現
複数の担当者が同じ管理画面を確認しながら業務を行うことで、これまで属人化しやすかった業務の標準化が進みました。業務手順が明確になったことで、担当変更や引継ぎの際もスムーズに対応できるようになりました。
ご担当者からの声：学校法人貝畑学園 法人事務局 総務部 松丘 祥徳様
当校では、学費の納入方法として月払いを選択できる制度を設けていますが、近年その利用者が増える中で、口座登録や毎月の集計、未納時の対応など、徴収金業務の負担が年々大きくなっており、改善の必要性を感じていました。
ちょうどそのころ、徴収金をテーマとしたウェビナーで学校PAYを知りました。当校が抱える課題に合っていると感じたことに加え、他社サービスと比較して導入しやすいコストであった点も、学内で検討を進めるうえで大きな後押しとなり導入を決めました。管理画面が分かりやすく、職員全員が直感的に使いやすい点も安心材料でした。
導入後は業務負担が明らかに減り、毎月の作業時間は体感で約1/3にまで削減されました。実際に関わっている職員からも、「業務が明確に減った実感がある」という声が上がっています。
また、口座登録のオンライン化や集計の自動化により、これまで属人化しやすかった作業の標準化にもつながりました。未納時の対応についても見直しが進み、情報共有や対応がしやすくなったと感じています。
今後は、学費以外の学校で扱うお金についても、学校PAYで一元的に管理できるようになると、さらにありがたいと考えています。徴収金業務は学校ごとに事情や運用方法が異なりますが、木村情報技術の担当者が丁寧に寄り添って対応してくれる点も含め、安心して利用できるサービスだと感じています。
学校PAYについて
学校PAYは、学校の徴収業務をオンライン化し、口座振替・集計・未納者対応を効率化する教育機関向けのサービスです。保護者はオンラインで口座登録ができ、学校側は管理画面から一元管理が可能になります。業務負担の軽減、属人化の解消、標準化を支援します。
学校法人 貝畑学園について
OBC田町キャンパス
学校法人貝畑学園は、専門学校岡山ビジネスカレッジ、専門学校岡山ビューティモード、やかげビジネスカレッジ日本語学校を運営する学校法人です。1983年の開校以来、地域の皆様のご支援のもと発展し、2025年現在も岡山県下の専門学校の中で、最も学生数が多い専門学校を運営しております。今後も、社会的ニーズを踏まえた学科運営で、質の高い教育を提供し、より良い学園運営に努めます。
- 法人名
- 学校法人貝畑学園
- 住所
- 〒700-0825 岡山県岡山市北区田町1-1-9
- 設立
- 1983年3月
- 理事長
- 貝畑 拓哉（かいはた たくや）
- 設置校
- 専門学校岡山ビジネスカレッジ
（田町キャンパス、岩田町キャンパス、岡山駅西口キャンパス）
専門学校岡山ビューティモード
やかげビジネスカレッジ日本語学校 - U R L
- https://www.obcnet.ac.jp/gakuen/