ハイブリッドイベントを成功させる方法とは？必要な機材と準備、注意すべきポイントを押さえる！

新型コロナウイルスの流行により、人々の生活にオンラインのツールが多数入ってきました。感染症を気にせずに生活できる時代が到来しても、オンラインの利便性を知った私たちは、すべての会議やイベントをリアルに戻すことはないでしょう。そこで今、注目を集めているのが、オンラインとリアルを融合して開催する「ハイブリッド会議」や「ハイブリッドイベント」です（以下、ハイブリッドイベントと総称）。

ハイブリッドイベントを開催するにあたっては、オンライン／リアルそれぞれのノウハウだけでは対応が難しく、注意すべき点が多数あります。そこで今回は、ハイブリッドイベントの開催に必要となる機材と準備、注意すべきポイントを詳しく説明します。

オンラインとリアル、その両方のメリットを受けるハイブリッドイベント

ハイブリッドイベントとは、会場の様子をリアルタイムでオンライン配信しながら、会場に来て参加する人と、オンラインで参加する人をインターネットでつないで行う会議やイベントのことです。

コロナの蔓延により、時間や場所に拘束されないというオンラインのメリットが広く理解された一方で、リアルでの会議やイベントでしか得られないメリットも明らかになりました。

それは同一空間での一体感や、参加者の反応を感じながら交わすコミュニケーション、商品や展示物を手に取る「体感」です。

ハイブリッドイベントであれば、オンラインとリアルの両方のメリットを受けられますが、これを成功させるには次の３つの条件を満たす必要があります。

ハイブリッドイベントを成功させる条件

オンライン／リアルの参加者がストレスなく臨める環境づくり
コミュニケーションを引き出すルールづく
目的と内容からオンライン／リアルの参加者比率を考える

これは「準備」「ルール」「企画立案」という、オンラインでもリアルでも大切なポイントです。しかし、少しずつ押さえるべきポイントが異なるので、その点に十分注意する必要があります。

成功のカギは万全の準備にあり！

オンラインとリアル、それぞれの会議やイベントを行うノウハウがあっても、ハイブリッドイベントを行う場合は、それらにプラスアルファが求められます。事前に必要な準備を欠いてしまうと、ハイブリッドイベントは参加者にとってストレスフルなものになってしまうので注意が必要です。

会場選びと通信環境、必要な機材

ハイブリッドイベントで一番大切なポイントは、オンラインとリアルそれぞれの参加者の人数を決めることです。加えてリアルの参加者に対しては新型コロナウイルス感染症対策を行う必要があります。

十分なソーシャルディスタンスを取るために、会場の収容人数はコロナが流行する前と比べて半分以下に設定されているところが多くなっています。リアルの参加者の人数によって、そのあたりを十分に考慮して会場を選定しなければいけません。

会場選びの次の条件となるのが通信環境です。主催者側の通信環境により回線が途切れたり画面が止まったりすると、オンラインとリアルの参加者双方にとってストレスフルなイベントになってしまいます。必ず安定した通信環境を担保できる会場を選択しましょう。

モニターはなるべく大きなものを用意する

ハイブリッドイベントでは、オンラインの参加者の存在感が薄くなりがちです。そのため、モニター用の大型スクリーンと、それに対応するプロジェクターを用意します。オンライン参加者の存在が、リアルの会場の雰囲気に埋もれてしまわないように、発言時には大型スクリーンに投影するようにしましょう。

マイクとカメラのチェックをしっかり行う

主催者は、オンラインとリアルの参加者双方にとって「見やすい」撮影角度、「聞きやすい」音声ボリュームを事前に設定しておかなければいけません。カメラの撮影位置とマイクの設定については、念入りにリハーサルを行うようにします。

起こりやすいトラブルとして、「会場の音声がオンラインで聞き取れない」「会場でハウリングが頻発する」といったものがあります。そうしたトラブルの芽は、準備段階で摘み取っておきましょう。

ハイブリッドイベントを成功させるルール決め

ハイブリッドイベントの難しいところは、リアルとオンラインの参加者間に温度差が生まれやすいことです。特にオンラインの参加者は、「"蚊帳の外"に置かれている」と感じやすく、その点をどうフォローするかが、進行者をはじめ主催者の腕に掛かっています。さらに、成功させるためには、事前に決めておきたいことがいくつかあります。

進行スケジュールとアジェンダの共有

ハイブリッド会議は、オンラインの参加者にとって発言のタイミングを見計らうのが難しいため、消極的になってしまう傾向があります。一方、リアルの参加者は、会場の雰囲気を読み取ることができるので、議論をリードすることが多くなります。

そこで進行者がバランスをみてオンライン参加者に発言を求めたり、会議の流れを変えたりする必要があります。そのためには、あらかじめ進行スケジュールと議論しなくてはいけないアジェンダを明確にし、オンラインとリアルの参加者全員が共有するようにしましょう。

リアルの参加者には、私語を慎んでもらう

オンライン参加者が消極的になる大きな要因に、リアルの参加者の私語があります。「自分の発言が聞かれていない」と思わせることがないように、会場では私語を慎んでもらうように周知徹底してください。

またハイブリッドイベントを行う上で、効果的なテクニックとして、

発言するときは、リアル／オンラインの参加者どちらも最初に名乗ってもらう。
オンラインの参加者に話しかけるときは、必ず名前で呼び掛ける。
リアルとオンラインで、発言の順番に優先順位をつけない。発言の機会を均等にする。

といったことが挙げられます。

目的に応じて組み合わせ比率をフレキシブルに考える

ハイブリッドイベントの人数比率を、オンラインとリアルの参加人数ありきで考えるのはおすすめできません。あくまでイベントや会議の内容や目的に沿って、最適な参加比率を設定するようにしましょう。大切なのは参加者が納得し、満足できる内容であり、ハイブリッドイベントを実施することそのものではありません。

ではオンラインとリアルの参加人数の比率で、どういう変化があるのか解説しましょう。

オンライン8：リアル2

進行役やパネラーなどの登壇者がスタジオに集まり、参加者は基本的にオンラインで視聴します。登壇者の数によっては会場をコンパクトにできます。登壇者→参加者への情報発信がメイン。一部で双方向性を活かしたセッションを行うケースも考えられます。

オンライン4：リアル6

この比率になると、リアル開催をベースとした会議やイベントになります。開催当日に会場に来られない人のためにオンライン配信を行い、オンラインとリアルの参加者の発言が偏らないように注意を払います。アーカイブなどでも見られるようにするケースもあります。

オンライン2：リアル8

時間や場所による制限で会場に来られない登壇者がオンラインで参加する、基本リアル開催のイベント、会議になります。

ハイブリッドイベントを成功に導く近道「Biz Live」

ハイブリッドイベントを成功させるには、人手や知識、機材に通じた技術者を確保することが、１番の近道となります。その選択肢として是非検討いただきたいのが、木村情報技術が提供している法人向けのライブ配信サービス「Biz Live」です。

事前打ち合わせから会場の選定、通信状況の確認といった事前準備でのサポートから、機材設営や会場リハーサル、配信オペレーションなど本番のサポート、さらにはアーカイブ用の収録データの納品まで、企画から開催終了後まで、ワンストップでお受けすることができます。

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