【オンライン説明会】失敗を招く3つの注意点と「成功の秘訣」を伝授

新型コロナウイルスの影響に伴い、さまざまな企業が説明会をオンラインに移行しました。とはいえ、まだまだ手探りで実施している企業も多いのではないでしょうか。当記事では利用シーンに合った手法や気をつけたいポイントを活用事例とともに紹介。離脱を防ぎ、しっかり伝わるオンライン説明会のコツを伝授します。

目的に合った手法を選ぼう。オンライン説明会の種類と各種メリット・デメリット

ひと口にオンライン説明会といっても、誰にどのような目的で実施するのかによって、適切な手法が異なります。まずはオンライン説明会の種類とケーススタディを把握し、自社で実施したいオンライン説明会がどの形式にふさわしいのかを確認しましょう。

オンライン説明会の種類

まず、オンライン説明会は「録画配信型」と「ライブ配信型」の2種類があります。前者はその名の通り、事前に録画したものを配信開始時刻に視聴できるように配信する形式。後者はリアルタイムで配信・視聴する形式です。

ライブ配信型はさらに複数の手法にわかれます。説明会においては、株主総会や企業説明会などで採用されるセミナー形式の「ウェビナー型」が主流。ほかにも会議や打ち合わせなど参加者全員が話者になる形式の「Web会議型」、大規模なセッションや小規模なセッションが可能な合同説明会形式の「テーブル型」などがあります。

手法別メリット・デメリット

次に、各手法別メリット・デメリットをみていきます。

「録画配信型」のメリット・デメリット

一発勝負の「ライブ配信型」と違って、何度でも撮り直すことができます。また、視聴期間を複数日時設定しておけば、ユーザーは期間内の自由なタイミングで視聴できます。決められた日時にしか視聴できないライブ配信だと、都合がつかず参加できない人も多いので、より多くの人にみてもらいたい場合に有効です。

また、ユーザーが一時停止したり巻き戻したりして自由に視聴できるので、じっくり読み込ませたい場合にも適しています。ただし、リアルタイムで質問するなどのコミュニケーションができないというデメリットがあります。一方通行の発信になるため、ユーザーの反応をみることができません。

「ライブ配信型」のメリット・デメリット

ライブ配信は編集できないため、その場のやりとりがそのまま配信されます。ゆえに、場を回す能力やある程度の話術がないと、ユーザーにぎこちなさが伝わってしまうというリスクも。それがそのまま企業の印象として捉えられかねません。ですが、リアルタイムで質疑応答を設けるなど、コミュニケーションをとることが可能なので、よりユーザーニーズに応えることが可能です。企業が一方的に伝えたいことを発信するだけでは、なかなかユーザーの心を掴むことはできません。その場の温度感やユーザーの反応を見て、適宜必要なアクションをとれるのが、ライブ配信の良いところです。

最適な手法はどれ？オンライン説明会の活用事例

ライブ配信型もさまざまな手法があるため、それぞれの特徴と活用事例を確認しましょう。

ウェビナー型

特徴: 基本は1対Nのセミナー形式、必要に応じて質疑応答も行う
活用事例: 株主総会、企業説明会、工場や営業所に説明、社内研修、講演会等

ウェビナー型は、ウェブ上で行われるセミナーのことです。基本的には企業の発信がメインで、ユーザーは視聴するだけになります。そのため、企業が何か説明したいことがあるときに活用するといいでしょう。ですが、先述の通り、質疑応答タイムなどを設けることで、部分的に双方向のやりとりを発生させることも可能です。

Web会議型

特徴: 全員参加型
活用事例: 社内外会議、社内研修、商談、採用面接等

Web会議型は参加者全員が話者になるため、コミュニケーションすることが前提です。何かの議題に対し話し合うことに適しています。また、最近ではオンライン採用も進んでおり、面接をWeb会議型で行うケースも少なくないようです。

テーブル型

特徴: ウェビナー型とWeb会議型のハイブリッド
活用事例: 合同説明会

テーブル型は、相互のコミュニケーションがとりやすいWeb会議型と、大規模な開催が可能なウェビナー型の良いところを合わせたものです。

伝わる＆離脱を防ぐ！オンライン説明会で気をつけたいポイント3つ

これまでオンライン説明会の種類や使い分けについて説明してきました。ですが、適切な手法を選んでも適切な運営ができないと、伝わらないどころか途中離脱されてしまう可能性もあります。そこで、オンライン説明会でありがちな失敗例とその対策を紹介します。

1：ユーザーを巻き込めていない

Web会議型なのに一方的に話し続けてしまうケースがあります。話終えたら「〇〇さんはどう思いますか？」など相手に意見を聞き、コミュニケーションをとることを心がけましょう。

ウェビナー型の場合、ユーザーにとって視聴が前提とはいえ、巻き込むことも大切です。事前にアンケートをとっておきウェビナー中に回答する、チャットシステムを用意してタイムリーに意見をもらうなど、ユーザーの声を拾い双方向のコミュニケーションを目指しましょう。

2：演出が少なくて飽きさせてしまう

オンライン説明会のメリットの一つに、実際に資料や映像を共有しながら説明できることが挙げられます。しかし、ずっとスピーカーの顔だけが表示される変わり映えのない画面が続くと見飽きてしまう参加者もいることでしょう。

また、口頭のみの説明だとわかりづらいので、ホワイトボードを活用してイメージを可視化する、資料を共有するなど、具体的に伝える工夫が必要です。録画型なら編集でテロップを入れると格段に伝わりやすくなります。

ウェビナー型やテーブル型の場合、話のゴールが見えづらいとユーザーの集中力が続きません。まずはテキストでアジェンダを表示して、話の流れや伝えたいこと、目的を明示しましょう。用意したテキストを淡々と読み上げるだけでは単調になってしまうので、熱量を持って伝えることも大切です。話者のほかに司会役なども用意しておくと、進行が滞ることもなく、メリハリもつきます。

3：不安定な環境で見づらい

参加人数が多くなると映像がスムーズに配信されなくなる、音が途切れるなどといったネット環境の不安定さが原因で、伝えたいことが正しく伝えられていないケースも発生します。また、配信はスムーズでも画像が粗くて資料が見づらいといったこともあります。

オンライン説明会を実施する前に、ネット環境の整備や音声マイクなど機材の用意をして挑みましょう。

上記①～③の課題は、法人向けライブ映像配信サービス「Biz Live」を活用することで解決できます。自社でリソースや知見がなく運営が難しい場合は、活用を検討してみるといいかもしれません。

オンライン説明会の実施前にノウハウを学ぼう

気をつけたいポイント3つを挙げましたが、実はオンライン説明会で最も大切なのは「企画力」。ネット環境を整え、スムーズな進行とコミュニケーションを心がけても、企画自体がおもしろくないと興味を持ってもらえないどころか、そもそも人が集まりません。Web会議型にしても、企画の視点がないとたくさんの意見は生まれないでしょう。

企画力を磨くためには、ほかの企業のオンライン説明会に参加することから始めてみてください。どういう企画で、どのような運営をしているのか、じっくり観察しましょう。